Законодательное собрание Иркутской области: десятилетие в «Деле»

Проект по автоматизации документооборота в Законодательном собрании Иркутской области стартовал в октябре 2005 года. В рамках проекта на начальном этапе было необходимо организовать регистрацию входящей и исходящей корреспонденции, обеспечить контроль исполнения поручений. Для этого специалистами Законодательного собрания был проведен анализ представленных на российском рынке систем электронного документооборота.

Дружественный документооборот

Среди требований, которые предъявляли в Законодательном собрании к СЭД, одним из важнейших было удобство работы через web-клиент, возможность в будущем организовать работу с электронными цифровыми подписями, известность решения и количество внедрений в органах власти не только федерального, но и регионального уровня.

В результате выбор был сделан в пользу СЭД «Дело» компании «Электронные офисные системы». Именно это решение на тот момент уже было внедрено и хорошо зарекомендовало себя в Алтайском крае и ряде других регионов в центральной полосе России. Кроме того, важным фактором, склонившим весы в сторону СЭД «Дело», было и то, что в 2005 году и Госдума, и Совет Федерации уже работали в этой системе.

Как рассказали в Законодательном собрании,

в 2005 году еще мало кто думал о возможностях межведомственного электронного взаимодействия, это казалось практически несбыточной мечтой, однако уже на тот момент искали систему электронного документооборота «на вырост», которая не ограничивала бы потенциальные возможности специалистов ведомства уже на самом начальном этапе.

Именно СЭД «Дело» показалось наиболее перспективным решением.

Партнером по внедрению была выбрана иркутская компания «Референт», победившая в рамках запросов котировок. Кроме того, Законодательное собрание на тот момент уже имело положительный опыт сотрудничества с «Референтом» в рамках других ИТ-проектов, что, конечно, также сыграло свою роль.

На первом этапе в Законодательном собрании было создано 20 рабочих мест. Далее проект развивался постепенно, и на данный момент количество лицензий практически достигло 70 штук.

В 2005 году в Заксобрании с помощью СЭД «Дело» автоматизировали работу канцелярии: полностью обеспечили регистрацию входящих и исходящих нормативных документов. Через год запустили сканирование документов, в результате чего у специалистов комитетов и служб Законодательного собрания появилось желание работать с теми документами, которые появлялись в этой системе. Также возникла потребность контролировать исполнение поручений комитетами Законодательного собрания и самого аппарата Законодательного собрания, т.е. управленческих документов. Потребности ведомства росли, соответственно увеличивалось и количество лицензий.

На сегодняшний день все внутренние службы аппарата Законодательного собрания Иркутской области, а также его комитеты и комиссии (в том числе и депутаты) работают в системе «Дело». Они получают документы, ставят на контроль, отмечают исполнение. Все документы, которые входят и выходят из Законодательного собрания, сканируются, для их хранения создан архив. В любой момент необходимый документ можно «поднять» из архива, распечатать или сделать скан-копию.

Законодатели мод

Несмотря на то, что при выборе СЭД Законодательное собрание Иркутской области опиралось на опыт работы в этой системе других ведомств, в 2005 году в самом регионе решение было малоизвестно.

«Практически единственным внедрением на тот момент был проект в администрации Братска: там использовалась версия «Дело-96», — рассказывает Александр Виноградов, генеральный директор компании «Референт». — Более того, для нас это тоже был первый проект по внедрению СЭД «Дело», хотя наша компания уже около пяти лет работала на ИТ-рынке Иркутской области. Однако мы видели, что за СЭД будущее, что электронный документооборот становится все более и более востребованным, а «Дело» — одна из самых перспективных систем. Время показало, что мы были правы».

За прошедшие 10 лет «Дело» стало одним из самых популярных решений в регионе. На сегодняшний день 13 из 43 муниципальных образований Иркутской области работают на системе «Дело» — это 30% от всех муниципальных образований.

Не последнюю роль в их выборе сыграло то, что Законодательное собрание области работает в этой системе. К тому же за 10 лет СЭД «Дело» зарекомендовала себя как система, полностью соответствующая требованиям, которые предъявляет Правительство Российской Федерации к организации электронного документооборота.

За это время компания ЭОС стала законодателем моды в России: по данным аналитиков, ЭОС является лидером по количеству внедрений СЭД, в том числе в органах госвласти. Агентство «Референт» за это время стало Золотым партнером компании «Электронные офисные системы».

Этот изменчивый мир

Одной из особенностей внедрения системы электронного документооборота в Законодательном собрании является необходимость учитывать высокий уровень «текучки» кадров. В данном случае это обусловлено объективными причинами: Законодательное собрание — выборный орган, поэтому состав депутатов регулярно меняется. Вместе с депутатами приходят и новые сотрудники. Кроме того, меняются комитеты и комиссии, которые работают по поручениям Законодательного собрания. Такая ситуация требует постоянного обучения тех, кто будет взаимодействовать с системой документооборота.

Одно из весомых преимуществ СЭД «Дело» в том, что работать с web-интерфейсом решения очень просто: он интуитивно понятен даже тем, у кого нет опыта работы с СЭД. Так что обучение было необходимо в первую очередь тем, кто работает в канцелярии с «толстым клиентом».

Юзабилити и дружелюбность интерфейса «Дело» оказались очень полезными: с самого момента внедрения сотрудники-старожилы всегда помогали новичкам.

Однако в ведомстве не отказались и не планируют отказываться от обучения, потому что зачастую именно в процессе обучения узнают о том, что в системе есть функции, которые нужны в соответствии с новыми требованиями вышестоящих органов власти или новыми законодательными актами.

Кроме пользователей, специалисты ИА «Референт» проводили регулярное обучение и системных инженеров, которые обеспечивают оперативную работу системы электронного документооборота.

СЭД «Дело» позволяет быстро подстраиваться под обновляющиеся требования и запросы Законодательного собрания. Так, после выхода 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации», ужесточившего требования к контролю над выполнением обращений граждан, появилась потребность в составлении соответствующей отчетности. Сейчас ее делают специалисты ИА «Референт»: они предоставляют аналитику по обращениям в различных разрезах — в том числе по отдельным регионам Иркутской области. Это позволяет руководству и членам Законодательного собрания оперировать актуальными данными на выездных заседаниях, а также в процессе приема граждан по личным вопросам.

На пути к законотворчеству

Несмотря на то что решению уже 10 лет, проект продолжает развиваться. В частности, есть планы по организации электронного обмена между правительством Иркутской области и Законодательным собранием. Это особенно актуально в связи с активизацией по созданию системы межведомственного взаимодействия в органах власти. Также планируется осуществить межведомственное взаимодействие с федеральными органами — Госдумой и Советом Федерации.

Пока в Законодательном собрании Иркутской области не пользуются мобильными решениями для работы с документами: на сегодняшний день реализована только отправка депутатам документов по электронной почте для ознакомления. Однако потребность в мобильных решениях уже появляется, особенно в рамках выездных встреч с избирателями, так что не исключено, что в будущем мобильные решения будут использоваться.

Также на повестке дня стоит и автоматизация законотворческой деятельности — обсуждение законопроекта, его согласование, создание юридически значимого документооборота для работы с правительством и другими органами власти.

Благодаря экспертам компании «Референт» специалисты ведомства знакомятся и с опытом коллег из других регионов: система автоматизации законотворчества уже внедрена в нескольких городах — например, в Санкт-Петербурге, в Хабаровске. Это очень перспективное направление: автоматизация позволяет упростить процесс законотворчества, минимизировать количество ошибок, ускорить работу над проектами нормативных актов и так далее. Именно поэтому в Законодательном собрании Иркутской области намерены в ближайшем будущем также заняться этим вопросом.

Олег Усов