Лучше дорасти до аутсорсинга

Или почему не стоит изобретать колесо
Транспортные услуги на аутсорсинге появились в России около трех лет назад. Первыми пример подали западные компании, многие из которых не считают нужным содержать собственный автопарк из-за низкой экономической эффективности. Аутсорсинг (от англ. out — вне и source — источник) и есть осуществление перевозок за счет внешних источников. В Иркутске аутсорсинг только начинает приживаться. В том, что региональные компании уже практически «доросли до аутсорсинга», убежден директор известной в Иркутске транспортной компании «Байкал-Сервис» Алексей Кайгородов.

Расчет и выгода

— Решение отдать второстепенные функции сторонним организациям во многом зависит от уровня менеджмента предприятия. У нас все еще распространено мнение, что своего автопарка не имеют лишь те компании, объемы перевозок которых незначительны, нерегулярны либо сезонны, — считает Алексей Кайгородов. — Однако, согласно мировой практике, крупные производственно-торговые предприятия часто не содержат своего транспортного парка (хотя вполне могли бы приобрести технику) именно потому, что понимают его неэффективность.

Эксперты сходятся во мнении, что чем выше уровень развития компании, тем быстрее она приходит к аутсорсингу. Считается, что предприятиями в настоящее время движет для использования аутсорсинга общая политика компании, когда руководство волевым решением избавляется от непрофильных видов деятельности. При этом расчет обычно делается на перспективу. Но действительно ли выгоден аутсорсинг? Положительный ответ «да, иначе он давно бы умер» может устроить не всех. Многие предприниматели пока с осторожностью интересуются новым для них видом услуг, считая, что использовать арендованные машины приходится, когда собственный транспорт не справляется с нагрузкой, и наемный транспорт выгодно использовать только на прямых маршрутах. При этом предприниматели предпочитают полагаться на своих сотрудников, обучая экспедиторов еще и функциям торговых представителей. Тем не менее существует несколько «ЕСЛИ», при которых выгода аутсорсинга очевидна.

Если покупать стандартные транспортные услуги. Их стоимость на рынке меньше стоимости собственных ресурсов за счет большого предложения и невысокой стоимости внешних специалистов.

Если покупать услуги, потребность по которым есть время от времени. Это дешевле, чем держать свой автопарк постоянно, что предполагает ремонт, содержание гаража и мастерских, зарплату водителям, обслуживающему персоналу и т. д. А еще расходы, связанные с потерей, порчей груза и его страхованием. Дополнительная статья затрат — решение вопросов, возникающих при ДТП. По данным экспертов, передача в аутсорсинг транспортного обеспечения дает компании общую годовую экономию более чем на 30%.

Если средняя зарплата сотрудников предприятия существенно выше, чем в отрасли. Аутсорсер не будет заглядывать в карман нанимателя.

Где же выход, если какие-то из вышеперечисленных «если» имеют место? Не надо изобретать колесо. Все уже придумано, надо только использовать с умом.

Организация взаимодействия

Транспортировка — ключевое звено в цепи товародвижения современных предприятий. Она обеспечивает прохождение продукции от первичного источника сырья до конечного потребителя. Руководству компании на определенном этапе развития приходится принимать решения по стратегии транспортировки: либо реализовывать ее своими силами, либо воспользоваться услугами сторонней организации. Как показала практика, использование аутсорсинга позволяет самим компаниям полностью сосредоточиться на основных процессах, наращивая конкурентные преимущества. Но в некоторых компаниях укоренилось убеждение, что никто не может организовать транспортировку эффективнее самой компании. Отсюда разногласия с дилерами или поставщиками, простои и сбои в движении материальных потоков по логистическим цепочкам.

Риск — благородное дело, только когда он не касается бизнеса. А потому нужно свести к минимуму предполагаемые издержки.

Если говорить об эффективном распределении ответственности внутри компании при реализации транспортных бизнес-процессов, то наиболее оправданное решение — создание собственной службы логистики. Это подразделение должно одновременно и осуществлять, и контролировать весь процесс движения грузов. Оно нередко перерастает в отдельную бизнес-единицу, не только удовлетворяющую нужды материнской компании, но и работающую на свободном рынке. Однако чаще всего на аутсорсинг отдают регулярные поставки, когда важно строго контролировать сроки доставки. И делается это, как правило, с одной целью — компания хочет иметь ответственного партнера. Потому что иметь внутреннюю структуру, которая будет заниматься перевозками и экспедированием, накладно. Да и в случае сбоев в ее работе все затраты и убытки ложатся на баланс компании. Отдавая эту часть работы на аутсорсинг надежному партнеру, компания-заказчик может быть уверена, что ей не только обеспечат бесперебойную поставку грузов, но и, в случае необходимости, компенсируют возможные потери.

По мнению Алексея Кайгородова, существуют, по крайней мере, две явных причины, по которым целесообразно передавать транспортные бизнес-процессы на аутсорсинг: во-первых, экономические предпосылки, которые определяются в первую очередь спецификой бизнеса. Такое решение характерно для небольших компаний либо тех, которые осуществляют разовые масштабные поставки в различных направлениях. И во-вторых, технологические особенности транспортировки, если необходимо выполнять сложные, комбинированные перевозки с использованием различных видов транспорта. В этом случае компания, производственная либо торговая, вынуждена обращаться к профессионалам, которые смогут обеспечить координацию всех звеньев транспортировки.

Требования к аутсорсерам

Да, подобрать аутсорсера нелегко. И здесь приходится говорить о рисках, которые могут быть связаны с недостаточной компетентностью партнера. Определенные риски также связаны с тем, что некоторые компании работают с одним перевозчиком или экспедиторской компанией, особенно если маршрут перевозок постоянен, не требует инноваций, не включает комбинированные схемы, а объемы поставок существенно не меняются. В таком случае перевозчик или экспедитор может «подстроить» под заказчика схемы движения своего транспорта и другие рабочие процессы. Но известно, что построение бизнеса на одном заказчике, как, впрочем, и отсутствие конкуренции среди подрядчиков, может привести к снижению качества услуг из-за потери мотивации к инновациям, к угрозе нестабильности бизнеса, если отношения испортятся. Поэтому в большинстве случаев клиенты стараются разделять объемы перевозок между двумя-тремя компаниями. Риск — благородное дело, только когда он не касается бизнеса. А потому нужно свести к минимуму предполагаемые издержки. Для этого необходимо:

— разработать четкие требования к аутсорсерам;

— сформулировать критерии и показатели оценки их работы (например, четкое и своевременное выполнение заявок, комплексность услуг и т. д.);

— организовать тендер среди потенциальных аутсорсеров, оценить их и произвести выбор;

— организовать управление аутсорсингом.

Если управление аутсорсингом в компании-заказчике ведется на высоком профессиональном уровне, то на нет сводится также вероятность утечки информации и появления нового конкурента, использующего накопленные вами опыт и знания.

Элли Ларсон