Электронный документооборот: региональная практика

Рынок документооборота в Иркутской области и других субъектах очень неоднороден и специфичен. Различные компании используют в своей деятельности как программные продукты СЭД известных брендов, так и различные решения других поставщиков, вплоть до самописных программных продуктов. На практике это может обернуться несоответствием требованиям нормативной базы при обмене документов в электронном виде между различными системами.

Между тем требования нормативных документов, регулирующих электронный (безбумажный) документооборот и последующее архивное хранение документов, с каждым годом расширяются. Дополнительным витком в развитии СЭД стало принятие на федеральном уровне программы «Цифровая экономика», в которой развитие электронного документооборота является одной из главных задач.

В нашем регионе развитие электронного документооборота началось более 10 лет назад. На первом этапе это происходило на уровне регистрации документов и контроля исполнения, а как такового документооборота (Workflow) практически не было ни у кого, что объяснялось отсутствием необходимости.

Такая задача получила актуальность относительно недавно, с появлением соответствующих электронных сервисов. В их число входят порталы, предусматривающие обмен юридически значимыми электронными финансовыми документами, возможность направить свое обращение в электронном виде и получить на него ответ также в электронном виде, возможность контроля исполнения со стороны заявителя и другие. Развитие подобных сервисов поставили организации перед выбором: либо мы внедряем электронный документооборот, либо остаемся за бортом современных информационных технологий.

Государственные организации неслучайно стали первыми на пути внедрения СЭД. Ведь основной «продукт», который они «производят» — это документ. От качества подготовки документа, скорости принятия, возможности доставки в электронном виде с электронной подписью зависят многие факторы развития экономики региона.

На сегодняшний день один из знаковых проектов автоматизации документооборота в Иркутской области в государственных органах власти представляет Законодательное собрание Иркутской области. Наиболее активный этап внедрения СЭД в Заксобрании начался около трех лет назад. В настоящее время в ЗС на электронные рельсы переведен практически весь внутренний документооборот, как административный, так и законотворческий, что позволило навести порядок в делопроизводстве и оптимизировать многие управленческие процессы. В частности, время получения готового документа исполнителем исчисляется минутами, в несколько раз сократилось время подготовки (написания, согласования, визирования) документов. Теперь оно занимает считанные часы, а не дни, как раньше. Можно отметить, что при внедрении системы юридически значимого электронного документооборота в Закосбрании, бумажный документооборот практически исчезнет, за исключением документов, наличие которых в бумажном виде требует законодательство. В ближайшей перспективе ЗС готово включиться в электронный документооборот с органами муниципальной власти, а также с исполнительной властью региона.

В свою очередь правительство Иркутской области, внедрив у себя более двух лет назад систему электронного документооборота «ДЕЛО», также перевело в электронный вид внутренний документооборот.

Внедрение электронной подписи в ближайшее время позволит организовать на новом уровне процесс подготовки (согласования, подписания) нормативных и управленческих документов, обеспечив юридическую значимость электронным документам.

От своих «старших» братьев не отстают и муниципальные образования. Многие муниципалитеты готовы к тому, чтобы организовать безбумажный, читай — юридически значимый электронный документооборот, между муниципалитетами, Правительством Иркутской области и Законодательным собранием Иркутской области. А при соблюдении правил взаимодействия — организовать обмен электронными документами с другими государственными органами, а также с коммерческими организациями. В числе первых — власти Иркутского, Шелеховского, Усольского районов, а также ряд северных территорий.

Тем временем рынок ECM-систем и СЭД не стоит на месте. Развитие рынка обусловлено трендом на цифровизацию всех отраслей промышленности и все ускоряющимся развитием технологий.

И не последнюю роль в этом играет повышение качества госуслуг для граждан, чтобы взаимодействие граждан с государственными органами стало удобнее, проще и быстрее.

Оборот документов между гражданами и органами власти с каждым годом растет, и развитие электронного документооборота и электронного взаимодействия между ветвями власти, федеральными структурами, контролирующими и надзирающими органами позволит сократить время принятия решения, обеспечить максимальную прозрачность при ответах на обращения граждан, тем самым повысить уровень удовлетворенности населения.

В качестве примера по взаимодействию с гражданами и повышения удовлетворенности населения в рамках программы «Цифровая экономика» приведу пример: проект по цифровизации органов прокуратуры, в котором одним из прикладных сервисов стал документооборот на базе системы «ДЕЛО» разработки компании «Электронные офисные системы». Одним из ключевых показателей эффективности этого проекта является сокращение сроков рассмотрения обращений граждан, поступивших в органы прокуратуры, информированность граждан о статусе рассмотрения заявления, а также возможности подачи заявления и получения ответа на него через портал госуслуг (ЕПГУ).

Перспективы развития процессов электронного документооборота в Иркутской области очень широкие, начиная с взаимодействия с федеральными проектами — Портал госуслуг (ЕПГУ), Единая система идентификации и аутентификации (ЕСИА), продолжая развитие в сторону поддержки документно-ориентированных процессов в рамках проектного управления в органах власти, а также коммерческих организаций, и заканчивая использованием чат-ботов — решений на основе искусственного интеллекта, которые интегрированы с СЭД и позволяют настроить взаимодействие внутри компании или с внешними участниками процесса.