20 лет на рынке электронного документооборота
От правительства до муниципалитета
Развитие электронного документооборота, как одна из главных задач федерального нацпроекта по цифровизации, в первую очередь лежит на плечах местных органов власти. Именно они в свое время выступали «пионерами» этой темы, а сейчас по праву считаются витриной процессов перехода на цифровые технологии в госуправлении.
«Одним из первых наших крупных заказчиков в регионе еще в «нулевые» стало Законодательное собрание Иркутской области, они внедрили СЭД «ДЕЛО». Затем использовать систему «ДЕЛО» в своей работе стали Территориальный фонд медицинского страхования, администрации Иркутского района, Шелехова и Шелеховского района, — вспоминает Сергей Виноградов. — На первом этапе это происходило на уровне регистрации документов и контроля исполнения, а как такового электронного документооборота практически не было ни у кого, что объяснялось отсутствием необходимости».
В середине прошлого десятилетия начали активно развиваться сервисы, связанные с обменом юридически значимыми электронными документами, возможностями направлять обращения в безбумажном виде в органы власти, получать на них ответы и так далее. Это, наравне с требованиями органов федеральной власти, дополнительно стимулировало регионы к внедрению электронного документооборота. Любопытно, что во многом процесс носил не декоративный, а полноценный характер.
Компания «Референт» работает на рынке услуг автоматизации бизнес-процессов уже 20 лет. И из них около 15 лет занимается внедрением систем электронного документооборота (СЭД), оптимизации процессов делопроизводства как в государственных, так и в коммерческих организациях Иркутской области и других субъектов России.
«Референт» является официальным представителем компании «Электронные офисные системы», ведущего разработчика систем управления документооборотом, электронными и бумажными архивами, бизнес-процессами и корпоративным контентом, лидера рынка СЭД/ECM-систем России и стран СНГ.
«К примеру, когда в ноябре 2016 года правительство Иркутской области с нашей помощью внедряло у себя электронный документооборот, то изначально предполагалось подключить к сервисам около 200 рабочих мест. Но уже к концу года их количество выросло до 500. За прошедшее с того момента время число пользователей в системе дошло до 4,5 тыс. СЭД «ДЕЛО» охватывает все исполнительные органы государственной власти региона, подведомственные учреждения, а также 42 муниципальных образования второго уровня, — перечисляет Сергей Виноградов. — В настоящее время в Законодательном собрании и Правительстве области на безбумажные «рельсы» переведен практически весь внутренний документооборот, как административный, так и правотворческий, что позволило навести порядок в делопроизводстве и оптимизировать многие управленческие процессы. В частности, время получения исполнителем готового документа исчисляется минутами, в несколько раз сократилось время их подготовки (написания, согласования, визирования). Теперь это считанные часы, а не дни, как раньше. Можно отметить, что в результате внедрения системы юридически значимого электронного документооборота в областном правительстве обмен бумажными экземплярами с министерствами практически исчез, за исключением документов, наличия которых на бумаге требует законодательство. Это же касается и взаимодействия между региональным правительством и федеральными структурами, и с органами власти других регионов».
По словам Сергея Виноградова, задача ближайшего года — выстроить систему, в которой все ее участники (от министерств до муниципалитетов и бюджетных учреждений) смогут полноценно работать друг с другом и обмениваться юридически значимыми документами не только «по вертикали», но и «по горизонтали». «Исполнительные и законодательные органы власти — не единственные, кто масштабно внедряет электронный документооборот в своей работе. От них не отстают и надзорные структуры. «Референт», к примеру, уже третий год работает в рамках федерального проекта цифровой трансформации органов прокуратуры РФ.
Бизнес присматривается
Вслед за органами власти о переходе на цифровой документооборот все чаще задумывается и бизнес. «Обращаются организации самого разного уровня. Конечно, мы приветствуем такое решение, предлагая гибкие программные продукты», — отмечает Сергей Виноградов.
Единственным существенным препятствием для массового распространения электронного документооборота в сфере бизнеса представитель «Референта» называет лишь пресловутый «человеческий фактор». Но ситуация в этой среде меняется, и от позиции «зачем нам это надо» компании переходят к постепенному осознанию преимуществ. Уровень проникновения этих сервисов в деловой среде будет нарастать и дальше, по мере того как этим инструментом все больше будут пользоваться органы власти. Сергей Виноградов предполагает: «Процесс постоянно подогревается со стороны федерального центра, который запустил нацпроект по цифровизации, чтобы сократить свои издержки по организации управления. Эффект «кругов на воде» будет постепенно доходить до все большего количества субъектов и компаний. К примеру, внедрять СЭД начали даже небольшие муниципальные образования, изначально не включенные в нацпроект, но желающие упростить свою работу хотя бы за счет электронного учета документов и некоторых других решений. Использовать такие элементы рано или поздно начнут все уровни бизнеса».
Основным плюсом безбумажного документооборота считается упрощение целого ряда управленческих задач.
Контроль исполнения. Любой документ, создаваемый в организации, будь то приказ, распоряжение или письмо, должен быть исполнен в установленные сроки. В противном случае компании могут грозить финансовые и организационные риски, например, из-за неоплаченного вовремя штрафа, неисполненного предписания налоговой инспекции и так далее. Система электронного документооборота не позволит сотруднику-исполнителю «забыть» о своих обязанностях.
Порядок в документообороте и отчетности. СЭД позволяет четче регламентировать обмен документами — как между подразделениями компаний, так и с внешними структурами, контрагентами, органами власти и ведомствами.
Экономия времени. Задачи и документы в электронном виде быстрее доводятся непосредственно до исполнителей.
«Клиентам мы предлагаем готовые решения — в одной «коробке» предусмотрены все основные делопроизводственные процессы, необходимые как коммерческой организации, так и бюджетной структуре, — объясняет Сергей Виноградов. — Готовый продукт легко интегрируется в любую информационную систему, позволяя сразу же запустить основные бизнес-процессы через СЭД. Задачи, выходящие за рамки типовых процессов или связанные со спецификой работы клиента, решаются с помощью дополнительных опций и приложений. К примеру, далеко не всем «на старте» нужна цифровая подпись. Ее можно внедрить позднее, по мере необходимости. Такой подход позволяет распределить расходы на более длительный срок».
«Тренд на цифровую трансформацию уже данность, «отыграть назад» его уже не получится. Последние действия российского правительства только подтверждают это — цифровизация постепенно проникает во все контуры управления и экономики, — считает Сергей Виноградов. — Соответственно, сфера сопутствующих услуг будет активно развиваться и дальше».
Олег Усов
